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fevereiro 03, 2020

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Departamento Jurídico: Por quê profissionalizar?

Vamos ser sinceros: o departamento jurídico de empresas é muitas vezes negligenciado quando o negócio começa a crescer exponencialmente. Equipes de vendas, de marketing e de growth costumam receber mais atenção no momento de expansão. Afinal, o cobertor é curto e os recursos precisam ser alocados de maneira estratégica.

É normal, portanto, que pequenas e médias empresas e startups em fase de “tração” não tenham departamentos jurídicos bem estruturados. Nesses casos, o número de advogados internos da empresa (quando existem), é bem baixo e eles costumam estar sobrecarregados.

Talvez isso não seja um problema tão grande no início do período de crescimento. É possível, como ocorre, que empresas deem ótimos resultados com um jurídico desorganizado. Entretanto, em algum momento será preciso mudar a cultura interna da empresa. Caso contrário, o negócio estará exposto a altos riscos e ineficiências.

 Os riscos de um departamento jurídico desestruturado

Mas qual o grande problema de crescer sem uma “profissionalização” do setor jurídico? Na verdade, o problema é bem claro: para fazer negócios, uma empresa necessariamente faz contratações. Seja com fornecedores, colaboradores ou clientes. Portanto, quanto maior a operação de uma empresa, maior o número de contratos que ela deverá assinar.

Dessa forma, há muitos riscos e problemas que uma hora batem na porta. Pode não ser no começo da operação, mas com a burocratização de processos internos e com a expansão do negócio, muitas questões jurídicas precisarão ser enfrentadas.

Dentre os principais problemas que descobrimos conversando com empresas em crescimento, é possível destacar: má elaboração e negociação de contratos, gestão falha de documentos e procedimentos desorganizados. A seguir, exploraremos cada um desses problemas.

O risco de contratos mal estruturados

Empresas precisam de contratos para sua operação diária. Seja de prestação de serviços, de fornecimento, de locação, de trabalho ou acordos de confidencialidade. Normalmente, as minutas não estão “perfeitas” desde o início (como nunca estarão, para a felicidade dos escritórios de advocacia), mas são suficientes para o momento da companhia.

Contudo, o crescimento da empresa requer adaptações dos contratos, para que reflitam as melhores práticas do negócio e sejam mais favoráveis para a empresa. Caso contrário, sua empresa pode ficar presa a um contrato com vigência mal negociada. Ou, ainda, perder oportunidades de negócio porque o time comercial assinou uma cláusula de exclusividade que seria facilmente barrada se o jurídico conseguisse revisar todos os contratos.

Nesse sentido, é necessário que haja um esforço para melhorar o conteúdo e a negociação dos contratos com fornecedores e terceiros. Porém, a realidade é que o jurídico não consegue ter acesso às negociações diárias feitas pelas equipes comerciais. Por isso, é preciso que haja instruções claras dos limites jurídicos e negociais que os vendedores podem explorar nas negociações.

Um departamento estruturado precisa parametrizar e controlar seus contratos, inclusive as negociações feitas em cima das minutas padrão. Portanto, alguma burocracia vai precisar ser criada para garantir o seguimento desses procedimentos. Por outro lado, como o tempo e os recursos dos departamentos jurídicos costumam ser bastante limitados, o uso da tecnologia tem se mostrado fundamental para garantir a profissionalização do setor.

Gestão de documentos

Outro problema claro das empresas é a gestão dos documentos (contratos, procurações e acordos criados). Muitos departamentos fazem a gestão no Excel e salvam os documentos em pastas do Drive. De fato, esses recursos são mais do que suficientes para a fase inicial da empresa. Porém, o crescimento do negócio exige maior segurança e controle sobre os documentos.

Não é raro o caso de empresas que crescem desenfreadamente e acabam perdendo a contagem, por exemplo, de quantos acordos de confidencialidade assinaram e qual o conteúdo de cada. Claro, é provável que isso nunca resulte em problemas maiores. Por outro lado, vemos com frequência empresas pagarem multas ou terem o fornecimento de produtos e serviços cortados pois perderam o prazo de renovação de um contrato. Portanto, se é possível remediar e evitar situações como essas, por que não gerir os documentos de maneira mais organizada?

O ideal é que o departamento jurídico consiga condensar todos os documentos e informações em um só local, acompanhando todo o ciclo de vida do documento. Desde quem criou, quem assinou, quais são os valores e prazos envolvidos… Para isso, softwares de gestão são essenciais.

Procedimentos desorganizados

Como o departamento jurídico cresce de maneira quase orgânica, os processos e procedimentos internos acompanham essa tendência. Isso costuma gerar fluxos desorganizados e procedimentos problemáticos. Um caso clássico é a intensa troca de e-mails e cadeias de aprovação que não seguem uma ordem hierarquizada. Muitas informações cruciais são perdidas nesse fluxo.

Novamente, o importante é ter algum recurso que permita aos gestores visualizar tudo que ocorre na empresa de maneira coordenada. Criar uma cultura de procedimentos que siga um padrão, cujas informações ficam armazenadas de maneira clara e acessível, permite que decisões estratégicas possam ser tomadas com maior rapidez e assertividade. Imagine um cenário no qual seja possível visualizar quais profissionais não aprovam ou revisam contratos dentro do prazo esperado. Portanto, se um software oferecer esse tipo de informação, a empresa será munida de dados interessantes para corrigir o problema e aumentar a produtividade.

O caminho da profissionalização do departamento jurídico

Crescer sempre é um desafio para os negócios. Departamentos jurídicos sofrem (e muito) com esse movimento, tendo poucos recursos para lidar com a alta demanda de tarefas e para acompanhar as outras áreas da empresa. Mas, uma vez que esses problemas começam a ser detectados, os responsáveis pelo setor precisam se mobilizar para estruturar melhor a área. Trata-se de um passo crucial para a profissionalização, que deve ser acompanhado da aplicação de tecnologia nessas tarefas diárias.

Nós, da Lexio, queremos ser exatamente a ferramenta que ajuda departamentos jurídicos em busca de organização e modernização a darem o próximo passo da profissionalização. Por isso, nossa ideia é oferecer soluções que englobem todo o ciclo de vida de contratos: desde a automação de documentos e assinatura digital até fluxos automáticos de aprovação e gestão de contratos. São tarefas que podem e devem ser automatizadas, desafogando o trabalho de departamentos jurídicos e impedindo erros que possam prejudicar a operação da empresa. Caso queira ver na prática como nossa tecnologia pode ajudar a sua empresa, agende uma demonstração através do email fabricio.ramos@lexio.legal

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